Casi todo aumento doloroso de capital tiene la misma historia de origen. Una oportunidad aparece: un edificio, un pedazo de equipo, un inventario de un competidor a un precio que no repetirá, y el operador descubre que los libros están cuatro meses atrás, el calendario de obligaciones vive en tres lugares, y el último estado financiero limpio es el que el CPA produjo hace once meses. Lo que sigue es seis semanas de reconstrucción bajo presión del tiempo, durante las cuales la oportunidad sale.
La alternativa no es un departamento de contabilidad más grande. Es una breve rutina mensual, ejecutada consistentemente, que mantiene el archivo permanentemente dentro de una semana de remitible. La rutina tarda unos noventa minutos una vez que se establece. Sus compuestos de valor, de dos maneras distintas: los documentos siguen vigentes, y los números mismos mejoran, porque medir la cobertura y el equilibrio cada mes cambia las decisiones durante el mes.
¿Por qué mensualmente más que trimestralmente
Los cierres trimestrales fallan por una razón mecánica: para cuando mires, el período que estás examinando es de tres a seis meses de edad, y nada que aprendas puede cambiar lo que ya pasó. Un número de mes todavía describe una situación en la que estás.
También hay una curva de costo de reconstrucción. Categorizar un mes de transacciones mientras todavía recuerda a los proveedores toma una fracción del tiempo que tarda noventa días después, cuando cada cargo ambiguo requiere una búsqueda de recibo. Aplazar el trabajo no lo salva; lo multiplica y lo mueve a la semana que menos se puede permitir.
Los cuatro números para grabar cada mes
Antes de cualquier proceso, decida lo que está produciendo. Un cierre mensual que genera una pila de informes que nadie lee es el teatro. La salida que importa es cuatro números escritos en el mismo archivo cada mes, para que exista una tendencia de doce meses en cualquier momento.
- Trailing-twelve ajustado EBITDA, con el programa add-back adjunto y actual.
- Total mensual servicio de deuda, desde un calendario de obligaciones que actualiza el día cualquier cambio.
- Cobertura del servicio de la deuda, calculada de las dos cifras anteriores.
- Equilibrio medio diario y balance diario más bajo, por cuenta, para el mes que acaba de cerrar.
Esas cuatro líneas son las mismas cuatro que construye un analista. Mantenerlos usted mismo significa que cuando un prestamista pregunta, usted está respondiendo en lugar de investigar, y más importante, significa que usted ha estado viendo la tendencia en lugar de descubrirla.
La cadencia mensual
| Ventana | Tareas | Tiempo aproximado |
|---|---|---|
| Días 1-3 | Descargue declaraciones para cada cuenta; categorice y reconcilie el mes anterior | 45 a 60 minutos |
| Días 3-5 | Actualizar el calendario de obligaciones; calcular el servicio y la cobertura de la deuda | 10 minutos |
| Días 3-5 | Computar el equilibrio medio diario y el saldo más bajo por cuenta; registrar ambos | 10 minutos |
| Días 5-7 | Examinar las cuentas por cobrar envejecidas y las cuentas por pagar envejecidas; hacer las llamadas de recogida | 20 a 30 minutos |
| Días 5-7 | Declaraciones de archivos, facturas y cualquier evidencia adicional en la carpeta permanente | 10 minutos |
| Días 7-10 | Compare los cuatro números a los tres meses anteriores y escriba dos oraciones sobre lo que movió | 10 minutos |
La última fila es la única gente salta y la que produce el valor. Grabar los números es contabilidad. Compararlos a la tendencia y escribir por qué se movieron es la gestión, y es el paso que cambia lo que haces en el mes siguiente.
La reconciliación es la tarea de carga
Si usted hace sólo una cosa de la cadencia, reconciliar cada cuenta mensualmente. Los libros no conciliados son la única razón más común que un archivo no puede ser presentado rápidamente, porque cada número de abajo hereda la incertidumbre. Un analista que encuentra que el PróL y los depósitos no están de acuerdo deja de trabajar en su archivo y comienza a hacer preguntas, y preguntas cuestan días.
La reconciliación también capta cosas que son costosas para llegar tarde: un borrador de proveedores duplicados, una suscripción para el software que dejó de usar, un pago de cliente aplicado a la factura equivocada, una cuota de procesador que se levantó tranquilamente. Ninguno de estos son grandes individualmente. Más de un año añaden a un número que habría sido un complemento si sólo hubiera sido visible.
Estructura de la cuenta, fijada una vez
Una gran parte de los problemas de higiene mensuales son estructurales más que conductuales, y fijar la estructura una vez que los elimina permanentemente. El acuerdo de trabajo para la mayoría de las pequeñas operaciones comerciales es cuatro cuentas con trabajos definidos.
- Funcionamiento: todo en, todo fuera, la cuenta que presenta a los prestamistas y donde la disciplina de equilibrio muestra.
- nómina: financiada en un horario, por lo que un déficit operativo nunca puede llegar a un borrador de nómina.
- Reserva fiscal: financiada como porcentaje de colecciones, por lo que las estimaciones trimestrales dejan de ser eventos.
- Reserva: el piso de liquidez, deliberadamente inconveniente para llegar, financiado por transferencia semanal automática.
Dos reglas hacen que la estructura funcione. Ningún gasto personal en ninguno de ellos, la cuenta personal estrictamente separada es el punto. Y divulgar cada uno de ellos en cualquier archivo de crédito, porque la liquidez agregada sólo le ayuda si el analista puede verlo.
La carpeta de documento permanente
Mantener una carpeta, estructurar la forma en que se estructura la solicitud de documento del prestamista, y archivarla mensualmente en lugar de asimilarla bajo demanda. Cuando una solicitud llega usted está copiando una carpeta, no realizando una búsqueda.
Lo que vive en la carpeta, mantuvo la corriente
- Dos años de rendimientos fiscales de negocios, y rendimientos personales para cada garante.
- Financiamiento anual, pérdida y balance, no más de un mes.
- Los últimos seis meses de declaraciones para cada cuenta de negocio.
- El calendario de obligaciones de una página: prestamista, equilibrio, pago, frecuencia, tasa, madurez.
- El actual programa de complementos con exposiciones numeradas adjuntas.
- Entity documents: formation, operating agreement or bylaws, EIN letter, certificate of good standing.
- Arrendamientos ejecutados para cada ubicación, además de cualquier contrato de arrendamiento y su comparación de mercado.
- Certificados de seguro, actual, por responsabilidad, propiedad y cualquier cobertura requerida.
- Aged cobrar and aged payable reports as of the last close.
- Un resumen de negocios de una página: lo que hace, cómo gana, quiénes son los clientes más grandes, por qué se busca capital.
Esa carpeta lleva una tarde para construir la primera vez y unos diez minutos al mes para mantenerla. Es la diferencia entre responder a una solicitud de documento en dos días y responder en tres semanas, y los plazos varían por prestamista en todos los demás aspectos, pero raramente en ese.
Qué añadir trimestral y anual
La rutina mensual maneja la higiene. Algunas cosas pertenecen a un reloj más lento porque sólo tienen sentido sobre una ventana más larga.
- Trimestralmente: recomputa los pisos de liquidez, revise la concentración de clientes y compruebe si cualquier adición ha aparecido en dos períodos consecutivos.
- Trimestralmente: tire de su perfil de crédito comercial y confirme que las líneas comerciales están reportando con precisión.
- Anualmente: refrescar la referencia de compensación del mercado apoyando la adición del propietario, y actualizar la comparación de alquiler de partes relacionadas si es aplicable.
- Anualmente: revise cada proveedor recurrente y su suscripción contra si el negocio todavía lo utiliza.
- Anualmente: volver a leer su propio archivo de la manera en que un subscriptor haría, utilizando la misma revisión de declaración de seis meses que usted enfrentaría.
¿Puedo darle todo esto a un contable?
La reconciliación y categorización, sí, y la mayoría de los operadores deberían. Mantenga la revisión de cuatro números. Un contador produce historia exacta; el punto de la revisión es que usted ve la cobertura y liquidez moverse a tiempo para actuar, y que sólo funciona si la persona que toma decisiones es la persona que lee los números.
Mi software de contabilidad ya produce informes. ¿Es suficiente?
Produce la materia prima y generalmente no los cuatro números. EBITDA ajustado con sus adiciones, cobertura contra un calendario completo de obligaciones, y balance medio diario del libro mayor diario están todos fuera de lo que el reporte estándar muestra por defecto. Esos son los que construye un escritorio de crédito, así que esos son los que vale la pena construir.
¿Cuán lejos está demasiado atrás?
Más de un mes comienza a costar la opcionalidad, y más de un cuarto normalmente significa un proyecto de reconstrucción antes de que cualquier cosa pueda ser presentada. Si usted está actualmente seis meses atrás, ponerse al día los últimos tres meses primero y trabajar al revés; los períodos recientes llevan más peso en la mayoría de los exámenes.
¿Necesito estados financieros mensuales preparados por un CPA?
Para la mayoría de los créditos comerciales pequeños y medianos, se aceptan declaraciones provisionales preparadas internamente junto con declaraciones de impuestos. Lo que importa más que quién los preparó es que se reconcilian con el banco y son consistentes con los retornos. Los requisitos varían según el prestamista y el programa.
¿Cuál es la versión mínima si noventa minutos al mes no es realista?
Reconciliar cada cuenta, actualizar el calendario de obligaciones y registrar el equilibrio medio diario. Eso es aproximadamente cuarenta minutos y conserva la mayor parte del beneficio. Omitir la reconciliación es el único corte que socava todo lo demás, porque cada otro número depende de ella.
¿Cómo cambia esto lo que puedo pedir prestado?
Indirectamente pero sustancialmente. La documentación actual acorta los plazos y reduce la fricción; la medición mensual significa que usted fija una relación delgada en el mes dos en lugar de descubrirlo en el mes nueve. Nada aquí garantiza un resultado, y los operadores que presentan archivos limpios y actuales pasan siempre menos tiempo en revisión.
¿Debería hacer esto aunque no tenga planes para pedir prestado?
Sí, y la razón es la opcionalidad. Las necesidades de capital suelen llegar al horario de otra persona: una oportunidad, un fallo del equipo, un proveedor que cambia los términos. La rutina cuesta alrededor de dieciocho horas al año y significa que la respuesta a una oportunidad repentina es una cuestión de mérito en lugar de papeleo.
¿Cuál es el hábito de valor más alto si solo adopto uno?
Logging promedio diario balance y balance más bajo cada mes. Se tarda diez minutos, es que los propietarios de números están más a menudo equivocados, y simplemente verlo cambia el tiempo de pago y el comportamiento de distribución más fiable que cualquier resolución para ser más disciplinado.
Dónde empezar
Ponga un bloque de 90 minutos en el tercer día de negocios del próximo mes y construya la carpeta de pie esta semana. Luego cierra un mes correctamente, termina y registra los cuatro números. El primer cierre es el lento; por el tercero es una rutina, y por el sexto tienen una línea de tendencia que nadie más en su posición tiene.
Si prefiere que los cuatro números se computan y rastrean de los documentos que ya produce, Capital OS hace exactamente eso, leyendo sus declaraciones y devuelve la forma en que un escritorio de crédito y mantener la tendencia actual entre los cierres.
Equipo de Evaluación de Qualified Commercial
Crédito y mercados de capital
El equipo de Qualified Commercial revisa diariamente expedientes de bienes raíces comerciales, concesionarios y negocios. La Academia se escribe a partir de ese trabajo: cómo se analizan, valoran y rechazan realmente los expedientes, no desde una hoja de tasas.
Contenido únicamente educativo. Nada de lo aquí expuesto constituye un compromiso de préstamo, una oferta de crédito ni asesoría fiscal, legal o contable. Los términos, plazos y criterios varían según el prestamista, el expediente y las condiciones del mercado; las cifras son ilustrativas.